Za sve oblike društvenog poduzeća obveza čuvanja financijskih izvještaja i podataka o plaći je trajna, bez roka zastare.

DATUM: 26.05.2018.

Rokovi čuvanja financijske dokumentacije ovise o vrsti poslovnog subjekta, te po kojem zakonu vode svoje poslovne knjige.
Knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa. Rokovi za čuvanje počinju teći nakon isteka poslovne godine na koju se odnosi financijska dokumentacija.

Rokovi za neprofitne organizacije

Sve neprofitne organizacije čuvaju svoju financijsku dokumentaciju sukladno Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (NN 121/2004).

• trajno – obračun plaće, odnosno naknade plaće ili analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi
• najmanje jedanaest godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik, glavnu knjigu i knjigu primitaka i izdataka
• najmanje sedam godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige, izuzev knjige primitaka i izdataka, te knjigu blagajne, knjigu ulaznih računa, knjigu izlaznih računa te popis dugotrajne nefinancijske imovine.
• projektna dokumentacija se čuva ovisno o zahtjevima donatora, u većini slučajeva najmanje 5 godina.

Rokovi za profitne organizacije

Takozvani profitni poduzetnici (zadruge, d.o.o, j.d.o.o., obrtnici i sl.) čuvaju svoje poslovne knjige sukladno Zakonu o računovodstvu (NN 78/2015).

• trajno – isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi,
• najmanje jedanaest godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu,
• najmanje jedanaest godina – isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige.

Ispis poslovnih knjiga

Ako se poslovne knjige vode kao elektronički zapis, glavna knjiga mora se nakon zaključivanja na kraju poslovne godine zaštititi na način da u istoj nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova, da je istu moguće u svakom trenutku otisnuti na papir i mora se potpisati elektroničkim potpisom sukladno propisu kojim se uređuje elektronički potpis ili se mora otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njezinih dijelova ili listova i mora je potpisati osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika.