Razrada projektnih aktivnosti i definiranje potrebnih resursa

Da bi proveli ideju u djelo i od nje formulirali projektni prijedlog kojeg možete aplicirati na različite natječaje za financiranje, potrebno je detaljno analizirati i isplanirati svaki pojedini korak u životnom ciklusu projekta.

DATUM: 30.05.2018.

Kad ste definirali problem, odredili ciljane skupine, suradnike i partnere te se uskladili s relevantnim strateškim dokumentima i statističkim podacima, krećete u razvojnu fazu detaljnog raspisivanja projektnih aktivnosti, rezultata i potrebnih financijskih i ljudskih resursa s ciljem uspješnog osmišljavanja projektnog prijedloga.

Projektne aktivnosti i rezultati

Prvo je važno odrediti glavne skupine aktivnosti za koje se preporučuje da ih ne bude više od 5. Zatim se svaka od glavnih skupina detaljno razrađuje i numerira po redoslijedu kojim bi se odvijale. Prilikom planiranja aktivnosti važno je voditi računa o tome koja aktivnost mora prethoditi drugoj kako bi se nadopunjavale i pratile tijekom provedbe.

Detaljno planirane aktivnosti podrazumijeva definiranje uloga različitih dionika u projektu, odnosno tko bi bio nositelj projekta, tko partneri, suradnici i slično. Zatim je potrebno odrediti koja je to organizacijska struktura odnosno tim kojeg ćete predložiti za provedbu projekta.

Svaki projekt ima svoj početak i kraj te je na osnovu raspisanih projektnih aktivnosti potrebno definirati koliki je rok potreban za njihovu realizaciju odnosno vremensku dinamiku pojedinih projektnih aktivnosti.

Za provedbu svake aktivnosti i podaktivnosti nužno je osigurati potrebne resurse te definirati konkretne i mjerljive projektne rezultate. Kada govorimo o glavnim sredstvima potrebnim za provedbu projekta mislimo na opremu, materijale, ljudske kapacitete, promociju… Logičan je slijed potom odrediti neposredne rezultate aktivnosti, odnosno opravdati utrošena sredstva ovisno o utjecaju rezultata na ciljne skupine i krajnje korisnike. Svaka aktivnost, i u konačnici i njezin rezultat, podložni su brojnim rizicima tijekom provedbe. Da bi se izbjegao njihov negativan učinak u provedbi projekta nužno ih je prethodno identificirati, odrediti im intenzitet te moguća rješenja kako bi se njihovi učinci ublažili ili potpuno uklonili.

Utvrđivanje potrebnih resursa

Nakon što smo ste definirali potrebne ljudske resurse nužno je odrediti i financijska sredstva kojima ćemo osigurati uspješnu provedbu projekta. Financijski resursi potrebni za provedbu aktivnosti projekta prikazuju se u obliku proračuna te troškovnih stavki.

Troškovi moraju biti prihvatljivi sukladno natječajnoj dokumentaciji, usklađeni s nacionalnim propisima, nužni za provedbu projekta i povezani s projektnim aktivnostima, realno procijenjeni i stvarno nastali kod korisnika sredstava.

Moguće kategorije troškova su:

  1. Troškovi osoblja (ljudski resursi)
  2. Putni troškovi, smještaj, dnevnice
  3. Indirektni troškovi (režijski troškovi, telekomunikacija, potrošni uredski materijal)
  4. Vanjski eksperti / usluge
  5. Troškovi promocije i vidljivosti
  6. Troškovi nabave ili korištenja opreme
  7. Investicije (radovi, kapitalni troškovi)