Svaka neprofitna organizacija koja zapošljava obavezna je voditi evidenciju o radnicima, posebnu evidenciju zaposlenih na SOR-u i putem učeničkih ili studentskih agencija i čuvati ju trajno.
DATUM: 30.11.2017.
Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima propisuje sadržaj i način vođenja evidencije o radnicima. Poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnicima i evidenciju radnog vremena radnika. Osim ove dvije, potrebno je voditi i posebnu evidenciju o osobama na stručnome osposobljavanju za rad bez zasnivanja radnog odnosa (SOR), redovnim studentima i učenicima koje poslodavac zapošljava posredstvom studentskih donosno učeničkih centara, o redovnim učenicima koji pohađanju praktičnu nastavu i vježbe, osobama koje obavljaju rad za opće dobro te radnicima ustupljenim od povezanog društva. Vođenje i redovito ažuriranje matične evidencije radnika obveza je svakog poslodavca i među prvim dokumentima koje će tražiti inspekcija rada ukoliko vam pokuca na vrata.
Matična evidencija radnika
Evidencija o radnicima može se voditi elektronski ili u pisanom obliku. Oblik nije propisan, ali mora sadržavati sve podatke propisane Pravilnikom. Evidencija se počinje voditi danom zasnivanja i vodi se do prestanka radnog donosa, a radnik ima pravo uvida u evidenciju. Svaku promjenu podataka radnik je dužan prijaviti poslodavcu u roku osam dana od nastanka promijene. Poslodavac promjenu unosi temeljem izjave, osobnog dokumenta, isprave, obavijesti ili slično. Evidencija o radnicima čuva se TRAJNO.
Obvezni elementi Evidencije o radnicima propisani su člankom 3. Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja Evidencije o radnicima.
Poslodavac je dužan voditi i druge podatke o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (mirovinski staž do početka rada kod poslodavca, obavijest ili potvrda o trudnoći, majčinstvo, dojenje djeteta, status samohranog roditelja, status posvojitelja, profesionalna bolest, ozljeda na radu, profesionalna nesposobnost za rad, smanjenje radne sposobnosti uz preostalu radnu sposobnost, smanjenje radne sposobnosti uz djelomični gubitak radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka smanjenja radne sposobnosti, neposredna opasnost od nastanka invalidnosti, invalidnost, invalidska mirovina zbog djelomičnog gubitka radne sposobnosti, za radnike koji rade u nepunom radnom vremenu podatak o svakom drugom poslodavcu kod kojeg radnik radi u nepunom radnom vremenu i slično).
Posebna evidencija podataka
Poslodavac je dužan voditi posebnu evidenciju i o osobama koje zapošljava temeljem SOR-a, preko
studentskih i učeničkih centara, učenicima na praktičnoj nastavi i vježbama, osobama koje rade za opće dobro i radnicima ustupljenima od povezanog društva.
Posebna evidencija podataka sadrži sljedeće podatke:
- ime i prezime,
- osobni identifikacijski broj,
- spol,
- dan, mjesec i godinu rođenja,
- prebivalište, odnosno boravište,
- naziv ugovora ili akta temeljem kojeg osoba radi kod poslodavca, te dokaz o udovoljavanju propisanim uvjetima za obavljanje tih poslova,
- mjesto rada,
- datum početka rada,
- datum prestanka rada.