Svaki natječaj za bespovratna sredstva propisuje vlastite uvjete, no postoje uobičajeni elementi koje bi svaki projekt trebao sadržavati.
DATUM: 21.04.2018.
Osim što projekt treba biti kvalitetno napisan i argumentirano dokazati kako pridonosi ciljevima natječaja, svrha svakog projekta je uspješna provedba i ostvarenje specifičnih ciljeva projekta.
Kapaciteti za provedbu projekta
Kako bi se donator osigurao da će se to i ostvariti, potrebno je da prijavitelj dokaže operativne i financijske kapacitete za provedbu projekta. Financijska stabilnost organizacije važna je kako bi se projekt mogao provoditi neovisno o dinamici plaćanja. Naime, tijekom provedbe često se događa da projekt ostane bez EU sredstava te se u tom trenutku prijavitelj mora osloniti na vlastite financijske kapacitete. Važni su i upravljački i stručni kapaciteti za provedbu projekta, naročito kada se radi o projektu s velikim brojem sudionika i partnera. Za stručne i upravljačke kapacitete prijavitelj se može osloniti na partnere ili na vanjske suradnike.
Relevantnost i održivost
Projekti trebaju jasno pokazati kako će predložene aktivnosti ostvariti ciljeve natječaja. Kroz kriterij relevantnosti obrazlaže se zašto baš taj projekt treba financirati i kako se on strateški uklapa u svoju okolinu. Pri tome, ciljevi trebaju biti jasno određeni, a njihovo ostvarenje treba pratiti mjerljivim pokazateljima. U nekim natječajima, ostvarenje pokazatelja se prati i nekoliko godina nakon završetka projekta kako bi se provjerila održivost projekta. U idealnom slučaju, završetkom projekta ne prestaju koristi i/ili sve aktivnosti projekta. Naprotiv, cilj je da se koristi projekta nastave dugoročno. Stoga u pripremi projekta treba razmisliti kako održavati rezultate projekta, hoće li se aktivnosti nastaviti provoditi itd. Primjerice, ukoliko projektom razvijamo mrežnu stranicu radi informiranja, jedna od mjera financijske održivosti može biti financiranje održavanja stranice reklamama ili članarinom.
Proračun projekta i opravdanost troškova
U proračunu projekta važno je ne zaboraviti navesti sve prihvatljive troškove koji su potrebni za provođenje aktivnosti, s obzirom da nakon potpisa ugovora o financiranju nije moguće uvođenje novih stavki u proračun. Kod utvrđivanja troškova treba uzeti u obzir vremenski angažman projektnog tima i administrativni trošak projekta. Također, tu su i vanjske usluge, oprema i radovi te obveze iz natječaja kao što su vanjska evaluacija, revizija itd. Važno je da su troškovi povezani s aktivnostima te da su realni i ekonomični.