Disk (drive) je Googleov poslužitelj za besplatnu pohranu podataka. Kako bi mogli pristupiti disku, potrebno je imati otvoren Google korisnički račun (Gmail).

Ako nemate korisnički račun, postupak otvaranja je sljedeći:

1. U internet pretraživač upišite www.drive.google.com ili www.gmail.com.

2. Zatim će vam se otvoriti internet stranica https://accounts.google.com gdje je potrebno pritisnuti gumb Izradi korisnički račun i slijediti upute za otvaranje Korisničkog računa elektroničke pošte (E-mail account).

3. Da bi se pristupilo Google Disk usluzi potrebno je prijaviti se na internet stranici www.gmail.com ili www.drive.google.com unošenjem Korisničkog imena (Username) i Lozinke (Password). Pritiskom tipke Enter ili gumba Prijava (Sign in) otvara se postojeći korisnički račun.

4. Pritiskom na  ikonu Aplikacije (Apps) otvara se padajući izbornik u kojem je potrebno odabrati ikonu Disk (Drive).

Na Google disku otvarate datoteku koja se može dijeliti sa ostalim korisnicima. Naziv mape je naziv organizacije. Unutar mape nalazi se dokumentacija razvrstana po godinama. Hijerarhija mapa je sljedeća:

	Naziv organizacije	ACT Konto d.o.o.
	Godina	2017
	Podmape unutar godine	Ulazni računi Izlazni računi Izvodi Plaće Putni nalozi Blagajna Dokumentacija

Ulazni računi/izlazni računi/izvodi/putni

U datoteke stavljate (prijenos datoteke) sve račune i dokumente u navedene mape na Google disku. Naziv računa ovisi o vašoj želji (to može biti naziv dobavljača/kupca, oznaka mjeseca, oznaka projekta, broj računa i sl.).

U nastavku dajemo primjer označavanja. U ovom primjeru naziv datoteke sadrži naziv dobavljača, zatim mjesec i godinu izdavanja računa, opis troška na računu i na kraju na koji projekt se odnosi:

Dokumentacija

U mapi Dokumentacija nalazit će se svi osnovno dokumenti poput izvještaja, osnivačkih akata, ugovora  i sl., a sve ovisno o vašim potrebama.

Primjer razvrstavanja dokumenata:

• osnivački akti
• ugovori sa donatorima/izvještaji za donatore
• statistički i godišnji financijski izvještaji
• financijski planovi i
• inventure.

Plaće

U ovoj mapi nalaze se podmape plaća po mjesecima i mapa Evidencije zaposlenika.

Evidenciju zaposlenika čine po svakom zaposleniku najmanje ugovor o radu, prijava/odjava na mirovinsko i zdravstveno osiguranje i PK kartica.

Mjesečna evidencija sadrži:

• evidencije o radnom vremenu zaposlenika (šihterice)
• potpisane isplatne liste
• rekapitulacija obračuna plaće i
• JOPPD obrazac.

Nakon što isplatite plaću te vam zaposlenik potpiše obrasce, stavljate potpisane obračunske liste zajedno s predanim JOPPD obrascima na Google disk.

Ovime svaka osoba sa kojom je podijeljena mapa ima pristup svim dokumentima što može uvelike olakšati poslovanje, izvještavanje donatorima, HZZ-u ili pregled dokumenata i od kuće bez dolaska u ured.

Nadamo se da smo pomogli u organizaciji vašeg online poslovanja. Ako vam je potrebno dodatno pojašnjenje, kontaktirate nas.