Predstavljamo niz online alata i programa koji timski rad mogu učiniti ugodnijim, bržim i svakako efikasnijim.

DATUM: 15.01.2018.

Rad u timu danas je uobičajena stvar, pogotovo u neprofitnim organizacijama. Programski timovi, operativni timovi, timovi okupljeni oko zajedničkog interesa ili zadatka – u većini slučajeva više osoba morat će raditi zajedno kako bi dosegli zajednički cilj. E-mailovi poslani na više adresa tada postaju standard i može prilično frustrirati kad vam e-mail promakne ili vas netko zaboravi dodati u prepisku. Telefonski razgovori između više osoba putem Skypea ili sličnih alata postaju najčešća metoda komunikacije, a tu vas opet može omesti slaba internetska veza ili nejasnoća u prijenosu zvuka. Dogovaranje sastanaka uživo zna se otegnuti danima ili tjednima, i postavlja se pitanje kako danas olakšati timski rad i učiniti ga ugodnijim, bržim i efikasnijim koristeći online alate i programe koje imamo na raspolaganju?

Dijeljenje podataka i timski rad

Ako ne koristite Dropbox razmislite o tome da ga odmah počnete koristiti. Dropbox stvara posebnu mapu unutar vašeg računala, čija se kopija automatski sprema na zaštićene Internet stranice Dropbox servera. Možete joj pristupiti preko mobitela, tableta, stolnog računala ili bilo kojeg internetskog pretraživača.

Kad s kolegama želite podijeliti više dokumenata dovoljno je omogućiti podjelu mapa pa će suradnici moći ne samo vidjeti vaše podatke na svom računalu, nego će ih moći i dodavati, mijenjati ili brisati datoteke u podijeljenoj mapu. Tako je podatke puno lakše dijeliti, a pristupati im možete u svakom trenutku. Samo pripazite na slobodan prostor, budući da je on na serveru ograničen!

Katkad na jednom dokumentu istovremeno treba raditi više osoba. Google Docs vam upravo to i omogućuje. Ovaj alat omogućuje vam stvaranje dokumenata koji će biti dostupni samo online, te izradu prezentacija i tablica. Za korištenje nije potreban nikakav dodatni program ili novi set office aplikacija.

Komunikacija u timu

Danas ne treba baš svaku internu timsku poruku slati e-mailom. Komunikacijski alati poput Whatsappa ili Skypea danas su uobičajene aplikacije na svim pametnim telefonima i polako postaju standard u privatnoj komunikaciji.

Ako je vaš tim formiran ad-hoc ili se radi o kratkotrajnoj suradnji, dobro je predložiti formiranje Whatsapp grupe, jer to je najpopularnija chat aplikacija, u koju ćete ubaciti sve članove tima. Zavisno o zadaćama komunikacija može biti više ili manje formalna, ali dobro je ipak odabrati službenog „administratora“ koji će paziti da ostanete fokusirani na  specifični zadatak zbog kojeg je grupa formirana.

Ako je vaš tim okupljen na duže vrijeme, ili ima veći broj članova kojima želite omogućiti međusobnu komunikaciju, specifične aplikacije za komunikaciju mogu biti korisnije. Slack omogućava ugodno i jednostavno komuniciranje s većim brojem korisnika kao i otvaranje posebnih kanala za pojedine članove tima. Pored toga, sa Slackom je moguće povezati i cijeli niz drugih aplikacija.

Virtualno upravljanje

Alati za upravljanje projektima/zadacima, kao Trello koji je prilagođen radu na mobilnim telefonima i vrlo jednostavan za korištenje, stvoreni su za timski rad. Teamwork ili Asana pružaju dodatne mogućnosti upravljanja projektima i funkcioniraju zapravo kao interne društvene mreže – poput virtualne sobe za sastanke koja okuplja cijeli vaš tim.

Ipak oprezno, alat koji pokušavate implementirati ne bi trebao biti previše kompleksan niti bi valjalo odmah uvoditi preveliki broj novih opcija jer rezultat bi mogao biti odustajanje tima od korištenja nove tehnologije. Prije odluke o prelasku na bilo kakav virtualni alat za upravljanje projektima, odvojite vremena kako bi s njim upoznali sve članove tima.

Razmislite i ako u svojem timu, među poznanicima ili volonterima imate nekog tko bi vas mogao educirati o alatu koji razmišljate koristiti. Prije nego ga predložite drugima svakako se o dobro informirajte, i zapamtite – Google tražilica je i dalje vaš najbolji prijatelj!