Svaka organizacija ima svoje potrebe i izazove, ali metoda procjene slična je za sve organizacije bez obzira na područje djelovanja.
DATUM: 15.01.2018.
Digitalni alati mogu revolucionarno poboljšati način rada organizacije, ali zbuniti i informatički potkovane osobe.
Proces i pristup evaluaciji može se svesti na sljedeće korake:
- Prikupljanje informacija o organizaciji, članovima i radnicima
- Procjena i poboljšanje digitalne pismenosti
- Pregled trenutnog načina korištenja digitalnih alata
- Identificiranje alata koji bi organizaciju učinili učinkovitijom
- Identificiranje alata koji organizaciju mogu učiniti djelotvornijom
- Evaluacija postojećih resursa i pronalazak prilika za nove resurse
Ovaj tekst bavi se s prva tri nužna koraka prije identificiranja digitalnih alata koji mogu pomoći organizaciji da bude učinkovitija, osnaženija, djelotvornija i osobe koje su u njoj zaposlene sretnije.
Informacije o organizaciji
Saznate što više o misiji organizacije i njezinom radu, ne samo iz pisanih dokumenata organizacije, nego i od osoba koje su najviše uključene u njezin rad. Pregledajte web stranice i društvene mreže organizacije, analizirajte kako šalje poruke i jesu li one u skladu s misijom i vizijom. Vrsta i način korištenja digitalnih alata ovise o tome što organizacija želi postići.
Digitalne potrebe članova organizacije možete provjeriti koristeći besplatne online upitnike/forme (Google Forms), a potom i razgovorom o odgovorima ako je potrebno. Upitnik može sadržavati pitanja o tome kako organizaciju vide članovi i radnici (Kako bi opisali misiju organizacije? Koju vrstu posla za organizaciju radite? Što smatrate najvećim uspjehom organizacije? Tko vam je ciljana publika?). Dio se može odnositi na tehnološke potrebe (Kako trenutno upravljate vašim zadacima? Koje tehnologije smatrate učinkovitima? Koliko ste voljni naučiti o novim tehnologijama? I tsl).
Procjena digitalne pismenosti
Mnoge organizacije zaziru od korištenja novih alata, a da bi to premostili dobro je pitati ih da razmisle koliko dobro zapravo poznaju tehnologiju koju svakodnevno koriste.
Važne točke koje treba imati na umu su:
- Tehnologija ne može riješiti sve, ali može pojednostaviti neke zadatke ili ih riješiti učinkovitije
- Digitalni alati moraju upotpuniti, a ne zamijeniti postojeće aktivnosti i rad.
- Ok je zabrljati, tako najčešće učimo. Tehnologija se stalno mijenja, i trebate eksperimentirati, iskušavati nove stvari kako bi što bolje upoznali alate koje koristite.
- Što ne razumijete, potražite na internetu. Izgledi su 99% da je netko na internetu već postavio pitanje koje vas muči o alatu koji koristite.
- Pripremite resurse za planiranje korištenja tehnologije, trening i održavanje. Pratite razvoj tehnologije, korištenje uvijek istih alata dugoročno ne može polučiti dobre rezultate.
Pregled korištenih alata
Krenite s Internet stranicom organizacije, ne nužno odmah s naprednim procesima poput optimizacije stranice za pretraživače (Search Engine Optimization – SEO), već iz pozicije korisnika ocijenite kako je predstavljena organizacija, sadržaj stranice i kako su digitalni alati integrirani.
Pitanja koja možete postaviti: koju ulogu Internet stranica ima u vašoj komunikacijskoj strategiji (je li ona prezentacijska ili na njoj dijelite informacije o vašim aktivnostima), koliko je konzistentna komunikacija Internet stranice s ostalim kanalima komunikacije (font, boja, vizualni identitet), možete li sami uređivati stranicu ili morate angažirati stručnjaka, koliko je jednostavna navigacija, tko u vašoj organizaciji je/nije sretan s vašom Internet stranicom i zašto?
Poznajete li sustav upravljanja sadržajem (Content Managing System – CMS) koji koristi vaša stranica (WordPress, Drupal, Joomla…), šaljete li newslettere i postoji li potreba i dovoljno sadržaja za to, koje društvene mreže koristite i zašto, na koji način spremate podatke o korisnicima i suradnicima, spremate li vaše podatke (backup), koriste li digitalne alate za prikupljanje sredstava, koju vrstu medijskog sadržaja (fotografije, videozapisi, audio snimke) najčešće proizvodi vaša organizacija i kakav je odaziv korisnika na njih?
Nakon toga imat ćete bolju sliku gdje ste i s kojim se izazovima najčešće susrećete u digitalnom svijetu i lakše identificirati alate korisne vašoj organizaciji.