Mjesto troška ili zasebne knjigovodstveno-računovodstvene evidencije služe lakšoj kontroli namjenskog trošenja dodijeljenih bespovratnih sredstava.
DATUM: 27.05.2018.
Mnogi donatori već u ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ugrađuju članak o tome da se projektni troškovi vode u zasebnim knjigovodstveno-računovodstvenim evidencijama (tzv. mjesto troška) kako bi se lakše kontroliralo namjensko trošenje sredstava, te da li je navedeni trošak stvarno nastao i evidentiran je u poslovnim knjigama i prijavljen u financijske izvještaje.
Savjeti za lakše vođenje projekata po mjestu troška
Većina knjigovodstvenih programa omogućava kreiranje mjesta troška (tj. svako mjesto troška je jedan projekt koji se vodi) i omogućavaju da se troškovi i prihodi razgraničavaju po različitim projektima. Većinom knjigovođa kod knjiženja, a na temelju informacija od odgovorne osobe ili voditelja projekta (npr. naznaka računa na koji se projekt ili projekte taj trošak odnosi) odmah u knjigovodstveni program unosi i mjesto troška. Program tada omogućava generiranje različitih izvještaja na temelju mjesta troška. Takvi izvještaji mogu pomoći i administratorima ili voditeljima projekta za pripremu financijskog izvještaja prema donatoru (najčešće su to sredstva dobivena iz EU fondova).
Najviše problema prilikom knjiženja po mjestu troška zadaju plaće zaposlenika i različiti postoci rada zaposlenika na projektima kroz različite mjesece. Rijetko koji knjigovodstveni program omogućava upisivanje postotaka na 4 znamenke za svakog zaposlenika koji je ujedno na 3 različita projekta. Stoga ako možete već unaprijed probajte planirati troškove plaća u 50% iznosu ili 100% pokrivenosti plaće jednog zaposlenika kroz jedan projekt. Time se olakšava posao ne samo knjigovođi nego i voditelju financija koji mora pratiti npr. 10 zaposlenika kroz 15 različitih projekata gdje se svaki mjesec postoci i iznosi mijenjaju.
Administrativni troškovi i financijski izvještaj
Troškovi putnih naloga, usluga, roba i sl. nisu problem za evidenciju no neizravni ili administrativni troškovi mogu zakomplicirati mjesečnu preraspodjelu po projektima. To su troškovi koji najčešće spadaju u 15% neizravnih troškova i ne moraju se opravdavati ugovornom tijelu.
Ti troškovi se ne mogu direktno vezati uz projekt ali su neophodni za izvršenje projektnih aktivnosti. Primjer takvih troškova su najam, režije, telefon, knjigovodstvo, sitni inventar, uredski materijal, održavanje opreme i sl. Ako ugovorno tijelo traži samo specifikacije troškova po projektu, bez uvida u sve isplate koje ste od njih dobili i koje se vode u prihodima, tada je naša preporuka da indirektne troškove ne dijelite po različitim projektima i tako si olakšate poslovanje. Isto tako za taj dio indirektnih troškova nećete ni po mjestu troška sučeliti prihode, jer knjigovodstvo za tih 15% neće dodijeliti mjesto troška nego će ga knjižiti u razred 3.
Ako ugovorno tijelo traži da svi prihodi i troškovi po projektu budu po završetku projekta na nuli sukladno mjestu troška tada će se i u knjigovodstvenim evidencijama indirektni troškovi morati zasebno razgraničavati.
Prije kreiranja mjesta troška posavjetujte se sa svojim projekt-menadžerom kod ugovornog tijela vezano uz knjiženja po mjestu troška i njihova očekivanja od financijskih izvještaja.