Sve novoosnovane neprofitne organizacije dužne su prve tri godine voditi dvojno knjigovodstvo za što treba imati knjigovođu koji vodi evidenciju u knjigovodstvenom programu.
DATUM: 01.12.2017.
Dvojno knjigovodstvo je sustav vođenja poslovnih knjiga u kojem se svaka poslovna promjena knjiži istodobno i u istom iznosu na najmanje dva računa iz računskog plana. Poslovna promjena može biti na primjer račun dobavljača, isplata plaće, isplata honorara.
Sve novoosnovane neprofitne organizacije dužne su voditi dvojno knjigovodstvom prve tri godine nakon osnivanja pri čemu se godina osnivanja bez obzira na datum osnivanja smatra prvom godinom. Zakonski zastupnik odgovoran je za ustroj, zakonito poslovanje i vođenje računovodstvenih poslova.
Poslovne knjige za dvojno knjigovodstvo
Obavezne evidencije u dvojnom knjigovodstvu neprofitnih organizacija vode se u sljedećim poslovnim knjigama:
1. Dnevnik – gdje se poslovne promjene knjiže vremenskim slijedom nastajanja i evidentiraju kronološki. Služi za kontrolu vremenskog redoslijeda knjiženja.
2. Glavna knjiga – sadrži sustavnu i sveobuhvatnu knjigovodstvenu evidenciju poslovnih promjena nastalih na imovini, obvezama, vlastitim izvorima te prihodima i rashodima. Glavna knjiga mora obuhvatiti cjelokupno poslovanje udruge.
3. Pomoćne knjige – pomažu osnovnim poslovnim knjigama i detaljnije razrađuju neka stanja i kretanja koja su evidentirana u osnovnim knjigama.
Pomoćne knjige mogu biti slijedeće:
- knjiga dugotrajne nefinancijske imovine,
- knjiga kratkotrajne nefinancijske imovine (zaliha materijala, proizvoda i robe),
- knjiga financijske imovine i obveza,
- knjiga blagajne,
- evidencija danih i primljenih jamstava i garancija,
- evidencija putnih naloga i korištenja službenih vozila,
- knjiga izlaznih računa,
- knjiga ulaznih računa
Posebne pomoćne knjige i analitičke evidencije ne moraju se voditi ako se izravnim raščlanjivanjem stavki glavne knjige mogu osigurati potrebni podaci.
Rokovi čuvanja poslovnih knjiga
Dnevnik i glavna knjiga jednako kao i isprave temeljem kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu čuvaju se najmanje 11 godina. Pomoćne knjige i isprave temeljem kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige čuvaju se najmanje sedam godina. Isplatne liste i analitičke evidencije o plaćama isplaćenim zaposlenicima u radnom odnosu čuvaju se trajno.
Glavna knjiga mora se otisnuti na papir i uvezati na način da nije moguća izmjena pojedinih ili svih njenih dijelova ili listova, i to u roku od 120 dana od isteka poslovne godine na koju se odnosi. Mora je potpisati osoba ovlaštena za zastupanje neprofitne organizacije.
Izrada financijskih izvještaja
Svaka neprofitna organizacija dužna je predavati financijske izvještaje. Udruga u sustavu dvojnog knjigovodstva dužna je predavati polugodišnji i godišnji financijski izvještaj. Financijski izvještaj se predaje u FINA-u u papirnatom ili elektronskom obliku u roku 60 dana od završetka godine.
Neprofitna organizacija ne može predati izvještaje ako nema RNO broj koji se dobiva upisom udruge u Registar neprofitnih organizacija.
- FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ ZA RAZDOBLJE OD 01. 01. – 30. 06.
Za ovo razdoblje izrađuje se Izvještaj o prihodima i rashodima. Rok za predaju izvještaja je 30. 07. - FINANCIJSKI IZVJEŠTAJ ZA RAZDOBLJE OD 01. 01. – 31. 12.
Za ovo razdoblje izrađuju se Bilanca, Izvještaj o prihodima i rashodima i Bilješke. Bilješke su dopuna podataka uz financijske izvještaje. Rok za predaju godišnjeg financijskog izvještaja je 60 dana od isteka izvještajnog razdoblja.
Izjava o neaktivnosti
Izjavu o neaktivnosti sastavlja neprofitna organizacija za prethodnu poslovnu godinu ako tijekom te poslovne godine nije imala poslovnih događaja, niti u poslovnim knjigama iskazane podatke o imovini i obvezama. Poslovnim se smatra i trošak povezan s vođenjem računa neprofitne organizacije (provizija banke) i drugi slični troškovi.
Izjava o neaktivnosti sastavlja se na Obrascu: IZJAVA-NPF i dostavlja Ministarstvu financija u roku od 60 dana od isteka poslovne godine.