Mnoge udruge svoje poslovanje izvršavaju na “stari” način gotovinskim putem, što im uvelike opterećuje poslovanje i stvara dodatnu administraciju.
Kako bi se riješili nepotrebnih papira naša preporuka je “poslovanje preko žiroračuna”! Kako? Evo nekih lakih savjeta koje možete uvesti u poslovanje svoje organizacije i time smanjiti obim posla blagajnika/administratora.
Skupljajte članarine na žiroračun
Umjesto da članovima pišete uplatnice, na godišnjoj skupštini im podijelite odluku o visini članarine koja će sadržavati iznos članarine i žiroračun na koji moraju platiti. Ako već nemaju internet bankarstvo mogu uplatu izvršiti i prilikom plaćanja svojih redovnih računa u poslovnicama banke/FINA-e.
Isto tako umjesto da imate mjesečne članarine, donesite odluku o godišnjoj. Neki će članovi moći platiti članarinu i odjednom pa vam tako smanjiti količinu administracije, dok će drugi i dalje imati mogućnost taj iznos plaćati u mjesečnim ratama (neka sami odluče).
ŠTO STE TIME RIJEŠILI:
Ako radite po starom sistemu tada svakom članu prilikom uplate članarine u blagajnu morate izraditi blagajničku uplatnicu koju osoba mora potpisati i zavesti tu uplatnicu u blagajnički izvještaj. Osim toga navedenu članarinu imate obvezu položiti na žiroračun, pa trebate izraditi i blagajničku isplatnicu i smanjiti iznos u blagajničkom izvještaju, te još k tome napisati virman, otići u banku i položiti novce na žiroračun.
A ako članarine skupljate na žiroračun sve uplate su vidljive na bankovnom izvodu i nema blagajne.
Plaćajte sve račune poslovnom karticom udruge
Kada idete na poštu, u knjižaru, trgovinu imajte poslovnu karticu udruge sa sobom (rasporedite 1 ili 2 osobe da mogu ići u nabavku i da imaju pristup karticama) i platite karticom umjesto gotovinom.
ŠTO STE TIME RIJEŠILI:
Ako nosite gotovinu tada ste tu gotovinu morali ponajprije dignuti sa žiroračuna, što nosi sa sobom i izradu blagajničke uplatnice i pisanje blagajničkog izvještaja za polog gotovine u blagajnu. Zatim kada ste platili npr. račun za poštarinu tada tu isplatu morate evidentirati u blagajni kroz blagajničku isplatnicu i opet blagajnički izvještaj kao smanjenje novca.
Prilikom plaćanja karticom navedeni iznos plaćanja poštarine vidljiv je na vašem bankovnom iznosu i nema potrebe za blagajnom.
Isplatite putne naloge na tekući račun
Ako vam je osoba išla na službeni put za potrebe udruge umjesto da joj isplaćujete put u gotovini i radite blagajničku isplatnicu i izvještaj, nevedeni putni nalog isplatite putem žiroračuna.
Ako već morate plaćati gotovinom tada te troškove refundirajte na tekući račun
Navedeni troškovi se refundiraju kao “materijalni troškovi” osobe koja je platila gotovinski račun.