Brojevi mnogima znaju zadati glavobolju, ali ako se logički i strukturirano poslože kreiranje budžeta zaista može biti bezbolno.

DATUM: 28.05.2018.

Temelj svih projektnih prijedloga izrada je njegovog proračuna odnosno budžeta, a proizlazi iz detaljnog opisa aktivnosti  – odražava resurse potrebne za provedbu aktivnosti projekta. Prije kreiranja budžeta najvažnije je detaljno razraditi projektni prijedlog te utvrditi potrebne resurse i vrijeme provedbe projektnih aktivnosti. Također potrebno je provesti istraživanje tržišta i pribaviti informacije o troškovima pojedinih troškovnih stavki. Osnova prema kojoj se izrađuje budžet su Upute za prijavitelje u kojem su specificirani prihvatljivi odnosno neprihvatljivi troškovi te uvjeti financiranja projekta. Osim prihvatljivosti prema uputama za prijavitelje, Zajedničkim nacionalnim pravilima (pravilnicima o prihvatljivosti izdataka) i Uredbama Komisije troškovi moraju biti u skladu s nacionalnim propisima (npr. iznos dnevnica), nužni / potrebni za provedbu projekta i vezani na aktivnosti (troškovno učinkoviti), realno procijenjeni te moraju stvarno nastati kod Korisnika.

Izravni troškovi

Troškovi ljudskih resursa (plaće) –  Prije budžetiranja treba provjeriti u natječaju (Upute za prijavitelje) jesu li troškovi osoblja prihvatljivi troškovi.

Troškovi osoblja su troškovi rada koje je moguće jasno identificirati i koji proizlaze iz ugovora/rješenja između poslodavca (institucije i/ili organizacije) i zaposlenika ili ugovora o uslugama za vanjsko osoblje između naručitelja i fizičke osobe te su u pojedinim natječajima unaprijed određene ukupne vrijednosti koje se mogu isplatiti osoblju za obavljeni rad koji je izravno povezan s operacijom.

 Plaće pojedinih djelatnika budžetiraju se sukladno radnom vremenom provedenom u pojedinom elementu, a ako su prihvatljiv trošak utvrđuje se:

1. Očekivano radno opterećenje odnosno broj radnih sati za svakog člana tima i raspodjelu radnih sati po elementima projektnih aktivnosti. Osnova za definiranje kvantitete rada je tablice detaljnog opisa aktivnosti (planirani ljudski rad).
2. Cijenu sata rada. Plaće djelatnika trebaju biti u skladu sa stvarnim plaćama te se uvijek računa bruto 2 plaća (isplaćeni neto + doprinosi iz plaće + doprinosi na plaću + ostali troškovi koji proizlaze iz ugovora o radu).

Troškove osoblja možemo prikazati putem pojednostavljenih troškovnih opcija (standardna veličina jediničnih troškova) –  Izračunamo ukupni trošak plaće za 12 mjeseci koji prethode datumu objave Poziva. Podijelimo iznos s 1720 sati i dobijemo cijenu sata rada.

Usluge fizičkih osoba – Osim plaća djelatnika (koordinatora, voditelja…) u izravne troškove osoblja mogu spadati i naknade za vanjske usluge fizičkih osoba izravno vezane uz provedbu projektnih aktivnosti. Pri angažiranju izvršitelja vanjskih usluga putem ugovora o djelu ili autorskih ugovora treba voditi računa o zakonskim odredbama koje ove poslove utvrđuju kao privremene i povremene.

Oprema – Nabava opreme ovisi o projektnom prijedlogu i uvjetima natječaja te mora biti jasno povezana s projektnim aktivnostima i doprinositi ostvarenju ciljeva projekta. U većini natječaja iznos predviđen za nabavu opreme definiran je postotkom ukupnih sredstava traženih u natječaju. U praksi se obično radi o 20-30%. Natječajem je uglavnom određeno da se može nabavljati isključivo nova oprema, dok je polovna i rabljena oprema neprihvatljiv trošak. Svakako je važno provjeriti prihvatljivost troškova i eventualne iznimke od natječaja do natječaja. Primjeri nabave opreme su nabava vozila, tehničke opreme, namještaja… Prilikom budžetiranja potrebno je  specificirati svaku vrstu opreme (npr. ne namještaj za ured, nego pojedinačno stol, stolica, ormar, polica * broj komada). Iznimno, u velikim projektima – može se pozvati na troškovnik.

Neizravni ili administrativni troškovi

U neizravne prihvatljive troškove ubrajaju se oni troškovi koji nastaju u okviru projekta, ali nisu u izravnoj vezi s ostvarenjem jednog ili više ciljeva projekta. Neizravni troškovi izračunavaju se primjenom fiksne stope od 15% prihvatljivih ukupnih izravnih troškova osoblja koji najčešće uključuju troškove zaposlenika prijavitelja i partnera (plaće i prijevoz na temelju ugovora o radu) i troškove upravljanja projektom; a ponekad uključuju i ugovore o djelu, ugovore o poslovnoj suradnji ovisno o uvjetima natječaja i uputama za prijavitelje.

Izračun:

C=A XB

A= Zbroj svih prihvatljivih izravnih troškova osoblja

B= Fiksna stopa (15 %)

C= Neizravni troškovi

(Primjer izračuna)

Ako su neizravni troškovi projektnog prijedloga viši od iznosa neizravnih troškova izračunatih primjenom fiksne stope, razliku snosi korisnik i ona se ne navodi u projektnom prijedlogu.