Najvažnije pravilo izrade završnog računa u jednostavnom knjigovodstvu i postupka kontrole je da višak primitaka mora biti jednak završnom stanju žiro-računa i blagajne.

DATUM: 26.05.2018.

Jednostavno knjigovodstvo ili primjena novčanog načela u udrugama mogu voditi udruge kojima godišnji prihodi u prethodne 3 godine nisu premašili iznos od 300.000,00 kuna. Novčano načelo govori da evidentirate sve primitke/priljeve i izdatke/odljeve u trenutku njihova plaćanja odnosno primitka novca bilo u gotovini ili na žiro-račun.

Obavezne knjige i izračun viška primitaka

Obveznici jednostavnog knjigovodstva moraju voditi 5 osnovnih knjiga:

1. Knjiga izlaznih računa u koju navode sve račune izdane nekom drugom (tu ne ulaze članarine ili donacije ako za njih nije izdan račun).
2. Knjiga ulaznih računa u koju navode sve primljene račune bez obzira da li su plaćeni ili ne.
3. Popis dugotrajne imovine u koji se unosi imovina korisnog vijeka trajanja dužeg od godine dana i pojedinačne vrijednosti veće od 3.500,00 kuna. Ako udruga nema imovine ne mora voditi ovu knjigu.
4. Knjiga blagajne u koju se unose sve gotovinske uplate i isplate. Podrazumijeva i izradu blagajničkih uplatnica za svaku pojedinačnu uplatu (npr. članarina) i blagajničku isplatnicu za svaku isplatu po računu ili npr. putnom nalogu. Kako bi se izbjeglo vođenje ovih evidencija preporučujemo cjelokupno poslovanje prebaciti na  Internet bankarstvo. Članovima date uplatne račune za plaćanje članarine direktno na žiroračun udruge, dok materijalne troškove možete direktno prebaciti na tekući račun člana koji je platio trošak.
5. Knjiga primitaka i izdataka je najvažnija knjiga u jednostavnom knjigovodstvu jer evidentira sve gotovinske i bezgotovinske primitke i izdatke i na temelju navedene knjige se radi financijski izvještaj.

Najvažnije pravilo koje je potrebno zapamtiti prilikom izrade završnog računa u jednostavnom knjigovodstvu i prilikom postupka kontrole je da višak primitaka mora biti jednak završnom stanju žiro-računa i blagajne.

Primitak-izdatak = stanje žiro-računa + stanje blagajne

Ako prilikom kontrole ustanovite da formula nije točna morate provjeriti sva knjiženja u knjizi primitaka i izdataka (KPI) i usporediti sa svim transakcijama po žiro-računu i blagajni.

Ako npr. podižete 1.000,00 kuna sa žiro-računa za potrebe blagajne tada taj iznos ne evidentirate u KPI već evidentirate samo račune tj. troškove na koje se tih 1.000,00 kuna odnosi. Podizanje gotovine sa žiro-računa je samo promjena novca iz jednog oblika u drugi, te nije nastao ni primitak ni izdatak.