Neprofitne organizacije  su zakonom obvezne srediti svoje arhivsko gradivo i popisati ga, a članak opisuje potrebne korake u svrhu arhiviranja i čuvanja dokumentacije.

DATUM: 21.04.2018.

Arhivsko gradivo neprofitne organizacije čuvaju  u  svrhu  dokumentiranja i transparentnosti vlastita rada, tako i u svrhu znanstvenih istraživanja i pisanja  povijesti vremena i područja kojem pripadaju i u kojem su aktivne. Kako neprofitne organizacije često nemaju educirano osoblje za sređivanje, opisivanje i čuvanje gradiva i ne znaju koje su im obaveze, ovaj članak pokušava dati definiciju ključnih pojmova.

Arhivsko gradivo

Registraturno gradivo je cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem neprofitnih organizacija. Odabiranjem iz registraturnoga nastaje arhivsko gradivo. Arhivsko i registraturno gradivo zaštićeno je bez obzira u čijem je posjedu, odnosno kod koga se nalazi, te je li registrirano ili evidentirano.

Arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti nastali djelovanjem neprofitnih organizacija, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti,  bez  obzira  na  mjesto  i  vrijeme  njihova  nastanka,  ili  oblik  i   nosač  na  kojem  su  sačuvani.  Arhivsko  gradivo  nastalo radom pojedine neprofitne organizacije čini cjelinu, arhivski fond, i u načelu se ne može dijeliti.

Gradivo neprofitnih organizacija je privatno arhivsko gradivo. To je gradivo  nastalo  djelovanjem  privatnih  pravnih  i  fizičkih  osoba,  osim kad je  nastalo  u  obavljanju  javnih ovlasti ili javne službe i ako je u državnom vlasništvu.

Cilj  je imati  sređeno  i  popisano  gradivo  u  kojem  se  dani  dokument  može  brzo i  jednostavno pronaći, neovisno je li nastao prije tri ili 30 godina, te vratiti na njegovo mjesto, bez  obzira  vraća  li  dokument  osoba  koja  ga  je  izvadila,  ili  se  u  međuvremenu  promijenilo  15  zaduženih  djelatnika.  Vaš  rad  treba  omogućiti  materijalnu  i  intelektualnu  zaštitu  i  očuvanje  dokumenata,  odnosno  onemogućiti  njihovo  oštećenje,  neautorizirano  uništenje,  zagubljenje,  krađu, zloupotrebu i krivotvorenje.

Sređivanje gradiva

Sređivanjem gradiva njegovim se sastavnim dijelovima određuje stalno mjesto u okviru cjeline (fonda), i u odnosu na druge sastavne dijelove. Sređivanjem stvorena i utvrđena struktura i red dokumenata omogućuju orijentaciju u gradivu i pronalaženje pojedinih spisa. U  arhivistici  se  rabi  koncept  životnog  ciklusa  gradiva koji se sastoji od četiri stadija:

• stvaranje,
• aktivna administrativna ili uredska uporaba,
• stadij kad spisi više nisu aktivni ili su rijetko potrebni za svakodnevni rad. Odvajaju se i smještaju u spremišta koja osiguravaju učinkovito i ekonomično čuvanje te uporabu dokumenata,
• konačno odlaganje, trajnom pohranom ili izlučivanjem kad gradivo izgubi tekuću administrativnu, financijsku i pravnu upotrebljivost. Većina se izlučuje, a manji dio, koristan za svrhu za koju nije stvoren, kao što je povijesna, sociološka ili druga uporaba, čuva se trajno u arhivima.

Osnovni pojmovi arhiviranja

Sređivanje gradiva, ili dovođenje u red, tek je preduvjet njegova korištenja.

Opis gradiva – služi za upoznavanje sa sadržajem fonda i za brzo pronalaženje traženog podatka. Sadrži sastav i sadržaj fonda, svih njegovih dijelova, kakve podatke pruža dokumentacija, brojno stanje jedinica i njihovo mjesto u sklopu određenih skupina. Opis odgovara na pitanja: tko, što, kada, gdje, kako, zašto, a sadašnjim i budućim korisnicima gradiva daju temeljne obavijesti.

Čuvanje – gradivo smjestite u prostoriju s prozorom, grijanjem i/ili hlađenjem. Zidove obojite  svijetlim,  vatrootpornim  i  stabilnim  bojama – najbolje bijelom, kako bi se na vrijeme primijetili problemi s vlagom ili statikom. Betonske podove treba zaštiti premazima koji nisu lako zapaljivi i imaju antistatička svojstva (ne privlače prašinu). Na podovima ne smije biti prostirki. U pravilu, tehničke jedinice slažu se na pregrade slijeva nadesno, počevši od najgornjeg reda police.

Dostupnost – neprofitna organizacija mora odrediti i kontrolirati kome dopušta pristup gradivu, i pod kojim uvjetima, jer dokumenti mogu sadržavati osobno, poslovno ili operativno osjetljive podatke. Odredbe o dostupnosti i korištenju gradiva najbolje je objaviti svim osobama vezanim za neprofitnu organizaciju, Temeljno je pravilo gradivo ne posuđivati van, osim za potrebe pravosudnih tijela, izložbe ili sl. Pri tom je obvezno izraditi ispravu o posudbi s popisom posuđenih dokumenata i naznakom vremena posudbe. Gradivo se izdaje na korištenje jedino putem odgovarajuće  potvrde  (reversa) koji   osoba koja posuđuje gradivo  mora  potpisati.