Svaki projekt, bez obzira na izvor financiranja, pokriva u određenom postotku administrativne, neizravne ili indirektne troškove.
U administrativne troškove ubrajaju se oni troškovi koji nastaju u okviru projekta, ali nisu u izravnoj vezi s ostvarenjem jednog ili više ciljeva projekta, a povezivi su s izravnim troškovima.
To su troškovi koji nastaju kako bi se provela aktivnost, ali nije cijeli iznos troška vezan uz projekt koji provodimo. Najčešći primjer takvog troška su troškovi najma i režija u uredu gdje organizacija posluje.
Administrativni troškovi se kreću u iznosima od 7% do 20% ukupne vrijednosti direktnih troškova projekta ili troškova osoblja. Iznos ovisi o donatoru i jasno je definiran u pozivu za podnošenje projeknih prijedloga ili uputama za prijavitelja.
Kod ESF projekata taj iznos je 15% prihvatljivih izravnih troškova osoblja.
Primjeri administrativnih/neizravnih troškova
- računovodstvo (trošak knjigovodstvenih usluga);
- administrativni troškovi (naknade za osobe ovlaštene za zastupanje društva, čije se odgovornosti ne odnose isključivo na projekt);
- troškovi operativnog osoblja (ljudski resursi, financijske i administrativne usluge, usluge tajništva te pravne usluge) neophodne za poslovanje;
- najam uredskog prostora za administrativnu provedbu projekta;
- naknade za električnu i toplinsku energiju, plin i vodu, naknade za zbrinjavanje otpadnih voda i dr. režijski troškovi;
- troškovi poštarine, telefona, interneta, kurirske usluge;
- usluge tekućeg održavanja
- uredski materijal, sitni inventar
- bankarske nknade (oprez: u nekim projektima bankarski troškovi nisu prihvatljivi!)
- naknada za usluge koje nisu u izravnoj vezi s provedbom projektne aktivnosti a dio su općeg poslovanja nekog subjekta (npr. usluge izrade dokumentacije i provedbe postupka nabave opreme);
- izrada promotivnih materijala koji služe promociji projekta, a šireg su značenja i odnose se na cjelokupno područje djelovanja nekog subjekta (primjerice ugovor s nekom PR agencijom za cjelokupno područje djelatnosti, a ne samo za projekt).
Primjer izračuna administrativnih troškova potražite na linku.